目次
はじめのはじめに
ここでまず一つお伝えさせてください。
この記事は僕がhubspotを売るために書いているわけではありません。
僕が所属しているオンクリはhubspotのパートナーではないため、販売してもフィーなどは入ってきません。
また、hubspotは無料プランで十分すぎる機能があります。
それからhubspotはサポートがとてもしっかりしています。
要するにhubspotを導入して欲しいとは思っていますが、そこにオンクリは必ずしも必要ないということです。
どうしてもこれを伝えたかったんです。
それだけhubspotというシステムは良いのです。
hubspot – 案件管理機能
前回（-02- hubspotを導入せよ 顧客管理・CRM）の記事で紹介した顧客管理機能に続いて、今回は案件管理機能に続いてまとめていきます。
案件管理機能はオンクリにおいても、顧客管理機能の次に使用しているすごく実用的な機能です。
どんな企業・人におすすめ？
hubspotの案件管理機能は以下のような解決したい課題や、効率化を目指す方におすすめです。
- 社内で案件管理がなされていない
- 部下の売り上げになっていない見込み客の数や引き合いが知りたい
- 案件ごとの分析を行いたい
案件管理機能
hubspotの案件管理機能では、「ステージ」と呼ばれるセールスのフェーズごとに案件を分け、管理することが可能です。
例えば、オンクリだと以下のような形で案件をフェーズ分けしています。
- アポイントメント
- 見積もり発生
- 判断中
- 口頭成約
- 成約 – 進行待ち
- 成約 – 進行中
- 成約 – 継続案件
- お祈り
- 納品済み
アポイントメント
ヒヤリングの相談の機会をいただいた段階です。
見積もり発生
オンクリより提案＆見積もりの作成・提示を行っている段階です。
判断中
オンクリより見積もり＆提案が終わり、お客様側にて契約を検討していただいている段階です。
口頭成約
提案後、口頭での発注をいただいた段階です。（契約書はまだ交わしていません。）
成約 – 進行待ち
契約書締結後に、双方どちらかの都合により案件がスタートできない段階です。
成約 – 進行中
具体的に案件を進めている段階です。
成約 – 継続案件
定期的に施策実行やオンクリでの業務が必要な場合の案件です。
お祈り
オンクリより提案して検討いただいたのち、制約に至らなかった案件が分類されます。
納品済み
成約後、納品した案件が分類されます。
案件の追加
新規に引き合いが入った場合は、まず案件を追加します。
案件名、金額、フェーズ、担当者、その他必要な情報を入力する必要があります。
（その他の中には、パイプライン、セールス側の取引担当者などが含まれます。）
ここでhubspotの案件管理が便利な点は、顧客管理機能の「コンタクト」、「会社」と紐付けることができる点です。
例えば、案件Aを追加した場合に該当案件のお客様担当者とお客様会社を選択することで、案件を管理する際に「コンタクト」ごと、「会社」ごとのデータを確認することも容易です。
案件の管理・フィルター
案件を管理する場合、案件データに含まれるデータであればどんなフィルターもかけることが可能です。
セールス側の担当者ごとの案件を確認したり、失注理由や成約理由をマクロな目線でレポートにするなんてことも。
その他の機能
オンクリでは決まった商品というのを販売していないため、金額は見積もりによって違いますが、会社さんによっては型式商品を販売されていたり商品の価格が決まっている場合も多いでしょう。
そんな時は、hubspot上で商品と価格を登録することで案件と商品を紐付け、見積書を生成することも可能です。別の見積書の管理システムを開く必要はありません。
別の管理システムを運用上、使わざるを得ない場合は案件にファイルを添付することもできます。
実際の運用について
個人から見たhubspotの案件管理機能
この記事を書いているオンクリの土屋は、hubspotを使用し始めて2年弱となります。
使い始める以前は、案件管理などは全て頭の中で行なっていました。
- XX日までに〇〇社のYYさんに見積書を送る。
- ZZ社はXX日の経営会議で承認を取るので、資料を送って欲しいと言っていた
- ◇◇社は、XX日までに確認の連絡をして欲しいと言っていた
こんなことが続いて、僕の頭はパンクしお客様に迷惑をかける事態になったこともありました。
hubspotを運用してからは、そんなことはなくなり、案件管理を常に最新に保つようにしています。
なので個人的に一番大きいポイントは、ヒューマンエラーの防止です。
会社から見たhubspotの案件管理機能
会社としては全体のデータを見るときに役立ちます。
- 誰がどのくらいどのフェーズに案件を抱えているのか？
- 制作陣の空きスケジュールは？
- フェーズとしてのボトルネックはどこ？数ヶ月後の案件の数は？
など、経営目線でデータを見ると今必要なアクションを落とし込むことができます。
例えば、全ての始まりであるアポイントメントが少ないのであれば、そこを増やす施策が必要ですし、成約が少ないのであればターゲットの再度仮説立て＆検証や自社のサービスを正しく伝えるセールスができていません。
セールス側の担当者ごとの数値も確認できますので、マネジメント層としても役立ちます。
最後に
その上で、一つ課題なのは案件を最新に保つことです。
これはhubspotどうこうではなく、個人、または会社として案件管理をした上で、更なる売り上げ向上、効率化を進めるという強い意志継続が必要です。
僕らオンクリはそんな方の、hubspot導入を支援しています！
